seguimiento de notas

[Gabriel Ferro]

alguna vez tire la duda y como ha pasado tiempo vuelvo a preguntar. busco alguna forma de organizar la inofrmacion para que pueda ubicar y mantener una serie de documentos de la forma mas sencilla y rapida posible. la docementacion esta en archivos doc y xls

la cosa es la siguiente. 

Me llega un oficio judicial de una causa X de un juzgado Y

a partir de esto realizo varias notas a diferentes empresas ( doc)

obtengo respuestas de las empresas (doc y xls)

pueden hacerse nuevos requerimientos a las empresas como consecuencia de sus respuestas antreriores.(doc)
cuando todo esta terminado se eleva todo junto a una nota explicativa

pueden llegar nuevos oficios de la misma causa


los archivos los tengo en un servodr samba que acceden varios empleados

actualmente tengo en una carpeta para cada juzgado con subcarpetas para cada oficio donde guardo los informes que me van llegando
y otra carpeta donde tengo todas las notas realizadas siguiendo una numeracion consecutiva (en esa numeracion no se disitngue el juzgado ni la causa, solo es un numero que se reinicializa cada año)

el control lo hago con una planilla pero aveces me lleva tiempo juntar todo lo relacionado a una causa x

Lo que quisiera saber si existe algun sistema para organizar la documentacion de forma eficiente, que permita busquedas rápidas.
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