Dokumentenverwaltung, Serienbrief...all-in-one?

[Matthias Houdek]

Hallo Reinhard Müller, hallo auch an alle anderen

Mittwoch, 7. März 2007 13:31 - Reinhard Müller wrote:
> Am Mittwoch, den 07.03.2007, 13:21 +0100 schrieb Martin Schmitz:
> > > Meine Dokumentnamen sind z.B. alle nach dem Schema: [Schalter] -
> > > Wem? - Was? - Wann? aufgebaut und dann noch in thematischen
> > > Ordnern bzw. Jahres- und Monatsordnern abgelegt.
> >
> > Ist ja grauenvoll. Wissensmanagement per Dateiname?! Bei mir heißen
> > die Dateien alle fdasflkjasdf ö.ä. und tauchen alle in einem
> > Verzeichnis auf. Die entsprechenden Metadaten samt Volltextindex
> > gibt es dann in einer SQL-Datenbank...
>
> Zwischen diesen beiden Extremen möchte ich mal ganz klar eine
> persönliche Empfehlung für die erste Variante aussprechen :-)

Danke ;-)

Naja, es kommt immer darauf an, welcher Art die Dokumente/Daten sind. 
Und letztlich auch auf die Art, wie in ZUkunft darauf zugegriffen 
werden soll. 

> Ich bin zwar kein direkter Fan von Jahresverzeichnissen (du weißt
> wohl 3 Jahre später nicht mehr genau, in welchem Jahr jetzt genau was
> war), 

Verwende ich ja auch nicht überall, aber Dokumente zu konkreten 
Geschäftsvorfällen lassen sich auch nach Jahren noch einem bestimmten 
Zeitraum zuordnen. Alternativ könnte man auch nach 
Kunden/Lieferantennamen sortieren oder nach Projektnamen - das muss 
letztlich jeder für sich entscheiden.

> aber eine durchdachte Verzeichnisstruktur und sinnvoll 
> vergebene Dateinamen sind eine absolut brauchbare Struktur.

Und es ist auch leichter handhabbar, einen Dateinamen muss ich eh 
vergeben. Natürlich kann ich in einem speziellen Verwaltungssystem auch 
noch weitere Angaben hinterlegen, aber dazu gibt es in vielen 
Dateiformaten auch Metadatenfelder. Die lassen sich mit entsprechenden 
Recherchewerkzeugen ebenfalls prima auslesen und durchsuchen. 

Natürlich erfordert es eine gewisse Disziplin vom User, dieses System 
auch immer einzuhalten, aber das ist bei einer speziellen 
Dokumentenverwaltung auch nicht anders.

-- 
Gruß
                MaxX

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