[U-co] [Flisol-colombia] [OT] [FLISoL-Bogotá]Convocatoria para responsables de área FLISoL Bogotá 2010

Hollman Enciso R. hollman.enciso en gmail.com
Mar Ene 5 17:42:59 UTC 2010


> Durante la reunión del sábado 19 de diciembre de 2009 se decidió
> enviar un correo haciendo un llamado para las personas que quieran
> comprometerse con la organización de alguna de las áreas del FLISoL
> -Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre-.
> A continuación una pequeña introducción sobre las labores de cada
> área, que no es exhaustiva ni definitiva, para que los interesados en
> participar se comprometan teniendo una idea de algunas de las
> actividades que deberán realizar.
> Antes de comenzar les pido disculpas si de pronto consideran que el
> texto esta algo largo, pero es importante que quede clara la
> descripción de cada área que a través de los años del evento ha sido
> indispensable crearlas.
>
> Instalación: el área de instalación es el alma del FLISoL, además de
> instaladores se necesita un coordinador de área que sea capaz de
> organizar a  los instaladores, que pueda resolver los problemas que se
> presenten con la infraestructura, que organice los tiempos de trabajo,
> que sepa manejar a las personas, etc. Que haya participado en
> anteriores ediciones del FLISoL para que tenga conocimiento de como
> funciona el evento y lo que exige. Organizar previo al evento jornadas
> de trabajo con los instaladores, de información, planificación,
> capacitación, incluso desarrollo de herramientas, instalar el
> servidor, flysis, todo esto con un buen tiempo de anterioridad. Además
> debe realizar reportes de instalación y generales (maquinas que
> entran, salen, etc).
>
> Talleres: la coordinación del área de talleres, para este año se
> propuso tres tipos de actividades, la primera los talleres
> informáticos, para lo cual se necesita realizar la convocatoria para
> talleristas, mirar las necesidades de infraestructura, conseguir y
> muchas veces adecuar los espacios para los talleres, organizar el
> horario de talleres, realizar la preinscripción de asistentes, llevar
> control el día de la asistencia, manejar a las personas (talleristas y
> asistentes), entregar reporte final de asistencia, entregar
> certificado a los talleristas si se requiere, etc. La segunda
> organizar el área de los talleres infantiles donde los niños tengan un
> acercamiento al software libre, sus valores y su filosofía a través de
> actividades didácticas dirigidas. Aquí de nuevo es importante poder
> manejar al público, conseguir y adecuar los espacios, buscar personas
> idóneas para trabajar con niños, organizar los horarios de las
> actividades y llevar controles de asistencia a los mismos. La ultima
> actividad es para personas mayores teniendo como guia el proyecto de
> alfabetización digital intergeneracional "Abuelos y nietos", que es
> una iniciativa de la Unión Europea (para más información pueden mirar
> http://www.ur1.ca/j0ni). Generar en votación abierta la selección de
> los talleres. Entregar reportes finales, entregar certificados a los
> talleristas que lo requieran, etc.
>
>
> Conferencias: La coordinación de conferencias se encarga de generar la
> convocatoria para conferencistas, hacer la selección de los mismos que
> para este año se busca mejorar los contenidos de las charlas y para
> esto en la convocatoria pedir aparte del contenido de la charla, datos
> del conferencista (hoja de vida) e incluso realizar una entrevista si
> es necesario, generar en votación abierta la selección de las
> conferencias, organizar el horario, presentar a cada uno de los
> conferencistas y atenderlos antes y durante el evento, recolectar la
> información de asistencia, generar un reporte final. Entregar
> certificados a los conferencistas que lo requieran.
>
>
> Logística: La coordinación de logística es una de las áreas más
> sensibles, por que requiere ayudar a toda la organización del evento,
> antes, durante y luego del evento. Generar los materiales de
> información para las personas de logística que van a dar información
> al publico. Manejar los protocolos de ingreso y seguridad en cada uno
> de los espacios. Tener  la información de los horarios de cada uno de
> los espacios. Se requiere manejar personas, tiempos y espacios.
> Seguridad: Una subárea de logística es la organización del protocolo
> de seguridad tanto para las personas como para los equipos que
> ingresen el día del evento. Para esto es necesario concertar con los
> encargados del espacio los mecanismos de ingreso, la información de
> las personas y equipos que ingresan y en general concertar el
> protocolo de seguridad del evento.
> En el área de logistica la dificultad que se ha presentado es
> conseguir el recurso humano, por este motivo se debe buscar incentivos
> no solo para tener el personal adecuado sino para que lleguen puntual
> el día del evento, ya que la vulnerabilidad de seguridad más fuerte se
> tiene a las primeras horas del evento porque no esta todo el recurso
> de logística. Como propuesta se puede buscar el recurso en casas de
> cultura, grupos y comunidades de SL, entre otros; negociando el apoyo
> logístico con instalaciones y demás.
>
> Patrocinio: La coordinación de patrocinio es la encargada de "vender"
> el FLISoL, conseguir los recursos materiales, de espacio, incluso de
> personas para la realización del mismo. Debe planear y realizar las
> reuniones con organizaciones y empresas patrocinadoras, negociar los
> patrocinios, escribir y firmar los acuerdos de patrocinio y velar por
> el cumplimiento de los mismos. Generar vínculos con otras
> organizaciones para conseguir recursos.
> Mirar el sitio de
> http://flisol.info/ColombiaBogota/2010/Organizacion/Patrocinio/, entre
> todos generar propuestas de patrocinadores y apoyo.
>
> Tesorero: Esta coordinación es una propuesta que se dio en la reunión,
> la funcionalidad de este es administrar los recursos en dinero que
> tiene el FLISoL (este dinero se dio en el transcurso del año en ventas
> en diferentes espacios de la comunidad)
>
> Exposiciones: La coordinación de exposiciones se encarga del área de
> stands, debe tener la información del lugar, es responsable de la
> infraestructura del espacio, generar los mapas de flujo de personas
> que visitan la exposición, dar la información requerida antes, durante
> y después del evento a los expositores, informar el protocolo de
> ingreso de materiales, equipos y personas a los expositores y el
> protocolo de seguridad del día del evento.  Debe recolectar la
> información de asistencia, generar un reporte final. Entregar
> certificados a los expositores que lo requieran.
>
> Publicidad comunicación y prensa: El área de publicidad está encargada
> de generar toda la propuesta de comunicación y publicidad del evento,
> no solo diseñar los afiches, volantes, brochures, tarjetas y demás
> material gráfico sobre el evento. Sino también generar todos los
> comunicados de prensa y difundirlos por los canales de comunicación
> del evento (listas de
> correo, listas de interés, redes sociales, blogs, etc). Además buscar
> y utilizar otros mecanismos de comunicación que permitan posicionar el
> evento (prensa, radio, TV). Hacer la convocatoria del afiche en enero
> y tener el afiche oficial por mas tardar finalizando febrero
>
> Libre Cultura: Es un deseo volver a tener un área encargada de
> realizar durante el evento una presentación de grupos culturales y
> artísticos que trabajen en el área de librecultura. Esta área se
> encarga de la organización de estas presentaciones, de organizar un
> horario de presentaciones, coordinar las necesidad es de
> infraestructura para las mismas, responder a las necesidades de los
> grupos que hagan las presentaciones, recolectar la información de
> asistencia, generar un reporte final. Entregar certificados a los
> expositores que lo requieran. Realizar una reunión con las personas
> que están en librecultura y hacer una propuesta para el evento.
>
> Coordinación general: La coordinación general se encarga de ver que
> todo se esté realizando como debe ser, de coordinar y supervisar las
> tareas de las demás áreas, asumir las tareas que estén pendientes de
> realización. Asumir las áreas que no tengan coordinación. Asistir a
> las reuniones que se requieran con los diferentes grupos,
> organizaciones, empresas y personas para la organización del evento.
> Revisar todo el material de publicidad del evento. Revisar la
> programación de todas las actividades. Revisar la información
> publicada en el wiki. Firmar los acuerdos de patrocinio. Tener la
> responsabilidad de los espacios, materiales y equipos entregados para
> la organización y realización del evento. Firmar los certificados que
> se requieran. Generar un reporte final consolidado del evento. Manejar
> las estadísticas del evento, etc, etc. Tener dos
> observadores-colaboradores, y así dejar un relevo generacional sobre
> el cargo. Hacer un informe después del evento sobre que queda en
> recursos tanto económicos como físicos (cd's, dvd's, entre otros)
>
> Comité de vinculación de terceros: Esta encargado de buscar tanto en
> la comunidad de SL como en otras comunidades, personas interesadas en
> ser parte del a organización del evento.
>
> En las areas mencionadas anteriormente, algunas personas ya se han
> ofrecido a ayudar en algunas labores, pero se necesitan mas personas
> en los comites.
> La idea es que las personas interesadas en participar activamente en
> la organización y que quieran y puedan comprometerse, que tengan el
> tiempo y la disponibilidad para asumir una de estas responsabilidades
> para el evento manifiesten su interés y asistan a la próxima reunión
> de coordinación que se realizará el próximo sábado 16 de enero en
> HackBo (El cual esta temporalmente ubicado en tecnoparque, Cll 54 N°
> 10 - 39 primer piso auditorio Diamante), a las 2pm.
>
> Nota: El espacio para la reunión es tentativo por el momento, de todas
> maneras se está informando de algun cambio, o sino pueden comunicarse
> al 318-2261837
>
> Se les pide a todas las personas que lean esta convocatoria, que la
> hagan circular por las listas y espacios donde existan personas que
> quieran participar en la realización del evento.
>
> Muchas gracias y un cordial saludo
>
>
> --
> Diana Milena Posada Posada
> Grupo Linux Universidad Distrital GLUD
> Ing. Sistemas
> Universidad Distrital Francisco José de Caldas
> http://glud.udistrital.edu.co
> glud en udistrital.edu.co
>
> FLISoL Festival Latinoamericano de Instalación de Software Libre
> 24 de Abril de 2010
>
>
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> FLISOL-Bogota en listas.installfest.info
> https://listas.installfest.info/cgi-bin/mailman/listinfo/flisol-bogota
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>
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> María del Pilar Sáenz
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Hollman Eduardo Enciso R.
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